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办事流程
 
 
机要收发
 

第一章 总 则

    第一条 学校办公室机要室负责通过机要渠道接收市机要局传递文件的收发、传阅、管理、清退、清销、归档工作;负责市教委、市委教育工委等上级单位文件的收发、传阅、管理、归档工作;负责学校各部门、各单位收到的上级对口单位红头文件的备案工作。

第二章 机要文件管理

    第二条 收文
    (一)收到机要文件首先检查文件袋有无破损,发现问题及时查明原因。
    (二)收文要及时拆封、清点、查对文件,避免号码和份数出现差错。
    (三)各种文件、资料要分别登记、编号,绝密文件要在收文本上注明。
    (四)收到的市委文件、市委教育工委文件要盖党委收文专用章,行政文件加盖行政收文专用章,填好收文日期和文件编号。
     第三条 发文
    (一)下发文件要认真填写发文本,按文件顺序号逐项进行登记。
    (二)各部门、各单位的机要人员定期来取文件,文件专人专取,一般不许别人代领。取文件时要逐件签字,复核,双方确认无误后才能领走文件。
第四条 送阅文
    (一)省、军级文件直接送党委书记阅示。
    (二)其它送给校领导阅读的文件,要附上文件处理单,先呈学校办公室主任阅批,再送学校领导阅示。文件退回时,对文件要逐一进行核对。
    (三)校领导对所送文件如有批示,学校办公室要及时送往或通知有关部门、单位负责人阅读文件及批示。各部门、各单位应及时落实领导批示内容及文件要求。
    (四)为加强文件管理,以防文件泄密、丢失,要求传阅过程中不得将文件抽离文件夹。
    第五条 借文
    (一)建立借用文件登记本。
    (二)借出文件要写清时间、文件名称、文件编号及份数。
    (三)双方核对清楚,借用人签字后,方可拿走文件。
    (四)归还文件时,双方经核对无误后,方可注销。
    (五)借阅机密级以上文件需经党委书记批准,且不准带离机要室。
    第六条 文件的清销
    (一)根据市委机要交通处发放的文件核对表,核对收到的文件与发出的文件是否一致,发现问题及时向市委机要交通处查询。
    (二)文件收回前,打印好清单退单,通知各部门、各单位按清单要求将文件清点好交到机要室。
    (三)文件收齐后,按市委办公厅要求进行分类、清点整理。
    (四)填好市委下发的《文件清退表》后,将《文件清退表》和必须上交的文件按时上交市委办公厅机要处。
    (五)清退表以外的文件、资料需登记存档。允许留存的文件,留存在机要室保存,并备有文件目录以供借阅时查阅。
    (六)需要销毁的机要文件、内部资料,需填写销毁文册,由学校办公室主任审核后,送到市委保密局指定的造纸厂销毁,2人监销。
    第七条 文件发放及阅读范围
    (一)省、军级文件,送党委书记、院长、党委副书记领导阅读。
    (二)地、师级文件,送有关校领导阅读。
    (三)县、团级及其它有关内部资料,下发各院(系、部)党总支、直属党支部。
    (四)离退休人员阅读县、团级文件按离退休时级别,集中组织学习,文件不发个人。
    第八条 文件的复制
    一般或秘密级文件复制须经学校办公室主任批准,机密级以上或省、军级文件复制须经党委书记批准,复制后的文件按正式文件管理。

第三章 上级文件管理

    第九条 收文
    (一)学校办公室收到的上级文件,由学校办公室负责拆封,并将文件转交机要室。
    (二)学校办公室转交机要室的上级文件,收文规定按机要文件规定实行。
    (三)各部门收到的上级对口单位下发的红头文件的拆封、登记、编号由各收文单位负责。
    (四)各部门收到的上级对口单位下发的红头文件,需将文件交学校办公室机要室进行备案登记,机要室留存一份(一般为原件)。
    第十条 送文
    (一)学校办公室转交机要室的上级文件,呈送规定按机要文件规定实行。
    (二)各对口单位下发的红头文件,由各部门负责将文件呈送给其主管校领导阅示。
    (三)校领导对落实上级文件精神的批示,以及向上级单位呈报有关落实情况,均由各有关部门负责落实。
    第十一条 归档
    (一)学校办公室收到的上级文件,由机要室负责归档。
    (二)各部门收到的上级文件归档工作由各部门按档案室规定实行。

第四章 附 则

    第十二条 本《办法》由学院党政办公室负责说明。

 

 
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